Beredskapsplan for Signaturreise og våre kunder ved arrangement eller reise

HMS-kartlegging og risikovurdering i forhold til Beredskapsplan

Krav til sikkerhet og beredskap er forankret i Forskrift om HMS
Beredskapsplanen fremkommer i HMS-handlingsplan.
Beredskapsplanen revideres gjennom årlig gjennomgang (internkontroll)
Årlig gjennomgang hvor man tydeliggjør organisering, roller, ansvar og gjennomgang

Når skal beredskapsplan iverksettes?

Aktuell beredskapsplan skal iverksettes ved kriser og uønskede hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for Signaturreise eller våre kunder.

Rapportering og evaluering

Det skal alltid rapporteres og evalueres av forløp og beredskapstiltak.

Tilgjengelighet

Lokal beredskapsplan skal være tilgjengelig på Signaturreise sin digitale plattform for ansatte

Eksempel på krise som bedriften har opplevd siden oppstart 2014

1. Kunde på tur

Kunde var på tur utenlands i et land med et relativt svakt helsevesen sammenlignet med hva vi har i Norge. Kunden ble akutt syk og hentet i ambulanse.

Dette faller inn under krise da det truet liv og helse til en av våre kunder.

Med god kommunikasjon mellom ansatte og kunder i kombinasjon med god bistand fra leverandør ble situasjonen løst så godt som mulig.

Kunden ble frisk. Signaturreise fikk i ettertid en fast og fornøyd kunde.

Tiltak som ble iverksatt som påvirket kunden direkte

Kunden ble umiddelbart flyttet over til et privat sykehus.
Tolk som snakket det lokale språket fulgte opp på stedet.
Leverandør pendlet til og fra sykehuset med mat/drikke.

2. Pandemi

Tiltak

Hyppige styremøter, råd og juridiske avklaringer
Strategi og handlingsplan (hvordan redde våre kunder)
Omstrukturering og gjenåpning for videre drift

Formålet med eksemplene er å få frem at en krise kan oppstå på ulike måter og det er nær umulig å forutse i den grad at man får tid til å lage en handlingsplan.

En pandemi vil for eksempel ha liten sannsynlighetsgrad og derfor sjeldent få innpass i en beredskapsplan.

En ulykke på en reise er derimot av større sannsynlighet når bedriften jobber med reiselivsvirksomhet og har derfor en naturlig tilhørighet i en slik plan.

Eksempel på starten i en handlingsplan i en krise for  Signaturreise

Den ansatte skal vurdere hendelsens art og omfang. Fremskaffe og fordele de ekstra ressursene situasjonen krever

Varsle styrets leder og holde han/henne løpende orientert
Styret holder bestiller av arrangement eller reise løpende orientert
Varsle aktuelle myndigheter, ambassader og samarbeidsinstitusjoner
Iverksette Beredskapsplan for kunder og ansatte i utlandet

Som en del av Beredskapsplanen gjøres det også alltid en risikovurdering når vi sender kunder på et arrangement eller en reise.

Eksempel på risikovurdering av ansatt før avreise med kunde

Den som reiser:

Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS- gjennomføring av reisen

Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten

Har plikt til å informere daglig leder om forhold som kan ha betydning for gjennomføring

Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.

Oppdatere seg på følgende og gjør en vurdering

Folkehelseinstituttet (fhi.no)
Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (reiseregistrering.no)
Utenriksdepartementet sine reiseinformasjoner (regjeringen.no)

Tilgjengelig informasjon

Reiseleder skal være oppdatert på deltakerlister med kontaktinformasjon og skal via Signaturreise sin database kunne finne frem til bedriftens leder og pårørende informasjon ved behov.

Kontaktinformasjon og deltakerliste skal også finnes i reise-app

Alle reiser skal være registrert digitalt hos Signaturreise med kontaktinformasjon