Beredskapsplan for våre kunder og ansatte

Beredskapsplan for Signaturreise og våre kunder ved arrangement eller reise

Signaturreise sin beredskapsplan skal sørge for at skadeomfanget og konsekvenser ved kriser og alvorlige hendelser reduseres. Den skal bidra til effektiv problemløsing og helhetlig informasjonshåndtering.

Om Beredskapsplan

Krav til sikkerhet og beredskap er forankret i Forskrift om HMS i virksomheter (internkontrollforskriften), og ansvar legges på̊ både arbeidsgiver og medarbeidere.
Arbeidsgiver skal kartlegge og vurdere risiko ved virksomheten, og iverksette tiltak for å redusere eventuell risiko til et akseptabelt nivå̊. Dette innebærer både forebyggende arbeid og beredskapsarbeid for å handtere kriser og alvorlige hendelser etter beste evne.
Kriser som begrep brukes om situasjoner som truer eller kan true liv og helse for ansatte eller våre kunder og bedriftens kjernevirksomhet og/eller omdømme.

Ulike scenario for våre kunder det er utviklet en handlingsplan for

 

Krise på reise for kunde
Alvorlig personskade for kunde
Kunde er utsatt for fare

HMS-kartlegging og risikovurdering i forhold til Beredskapsplan

 

Krav til sikkerhet og beredskap er forankret i Forskrift om HMS (internkontrollforskriften)
Beredskapsplanen fremkommer i HMS-handlingsplan.
Beredskapsplanen revideres gjennom årlig gjennomgang (internkontroll)
Årlig gjennomgang hvor man tydeliggjør organisering, roller, ansvar og gjennomgang

Når skal beredskapsplan iverksettes?

Aktuell beredskapsplan skal iverksettes ved kriser og uønskede hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for Signaturreise eller våre kunder.

Rapportering og evaluering

Det skal alltid rapporteres og evalueres av forløp og beredskapstiltak.

Tilgjengelighet

Lokal beredskapsplan skal være tilgjengelig på Signaturreise sin digitale plattform for ansatte

Eksempel på krise som bedriften har opplevd siden oppstart 2014

 

1. Kunde på tur
Kunde var på tur utenlands i et land med et relativt svakt helsevesen sammenlignet med hva vi har i Norge. Kunden ble akutt syk og hentet i ambulanse.
Dette faller inn under krise da det truet liv og helse til en av våre kunder.
Med god kommunikasjon mellom ansatte og kunder i kombinasjon med god bistand fra leverandør ble situasjonen løst så godt som mulig.
Kunden ble frisk. Signaturreise fikk i ettertid en fast og fornøyd kunde.

 

Tiltak som ble iverksatt som påvirket kunden direkte

 

Kunden ble umiddelbart flyttet over til et privat sykehus.
Tolk som snakket det lokale språket fulgte opp på stedet.
Leverandør pendlet til og fra sykehuset med mat/drikke.
2. Pandemi
Pandemien som inntraff i 2020 faller også inn under begrepet krise da den truet bedriftens kjernevirksomhet og våre kunder. Både økonomisk, men også mye usikkerhet rundt det juridiske.
Tiltak

 

Hyppige styremøter, råd og juridiske avklaringer
Strategi og handlingsplan (hvordan redde våre kunder)
Omstrukturering og gjenåpning for videre drift
Formålet med eksemplene er å få frem at en krise kan oppstå på ulike måter og det er nær umulig å forutse i den grad at man får tid til å lage en handlingsplan.
En pandemi vil for eksempel ha liten sannsynlighetsgrad og derfor sjeldent få innpass i en beredskapsplan.
En ulykke på en reise er derimot av større sannsynlighet når bedriften jobber med reiselivsvirksomhet og har derfor en naturlig tilhørighet i en slik plan.
HMS-kartlegging og risikovurdering i forhold til Beredskapsplan
Signaturreise er medlem av
Reisegarantifondet.
Reisegarantifondet
Ambassader | HMS | Beredskapsplan | Signaturreise
Her finner du en oversikt over ambassader og kontaktinformasjon
Oversikt

Eksempel på starten i en handlingsplan i en krise for  Signaturreise

Den ansatte skal vurdere hendelsens art og omfang. Fremskaffe og fordele de ekstra ressursene situasjonen krever
Varsle styrets leder og holde han/henne løpende orientert
Styret holder bestiller av arrangement eller reise løpende orientert
Varsle aktuelle myndigheter, ambassader og samarbeidsinstitusjoner
Iverksette Beredskapsplan for kunder og ansatte i utlandet

Som en del av Beredskapsplanen gjøres det også alltid en risikovurdering når vi sender kunder på et arrangement eller en reise.

Eksempel på risikovurdering av ansatt før avreise med kunde

Den som reiser:

 

Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS- gjennomføring av reisen
Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten
Har plikt til å informere daglig leder om forhold som kan ha betydning for gjennomføring
Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.
Oppdatere seg på følgende og gjør en vurdering
Folkehelseinstituttet (fhi.no)
Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (reiseregistrering.no)
Utenriksdepartementet sine reiseinformasjoner (regjeringen.no)

Tilgjengelig informasjon
Reiseleder skal være oppdatert på deltakerlister med kontaktinformasjon og skal via Signaturreise sin database kunne finne frem til bedriftens leder og pårørende informasjon ved behov.
Kontaktinformasjon og deltakerliste skal også finnes i reise-app
Alle reiser skal være registrert digitalt hos Signaturreise med kontaktinformasjon
Er du klar for reise | beredskapsplan | signaturreise

Eksempel av en Risikovurdering av et arrangement eller en reise for en kunde

Gjør status på følgende:
Innland/Utland
Topografi, geologi
Klima
Infrastruktur (f.eks. økonomi, helsevesen)
It-kommunikasjon/telefoni
Språk

Foregår det hendelser som kan påvirke det aktuelle arrangement eller reisen?
Eksempel:
Politiske/religiøse forhold
Konfliktområde
Kriminalitet
Epidemier
Rovdyr
Fauna
Topografi

Er du og deltakerne frisk nok til å reise og nødvendige vaksiner eller nødvendig medisin i orden?
I forhold til kunden kan dette kan avdekkes via digital påmelding under spørsmål “spesielle behov”. Det er også viktig å ta dette i dialog med bestiller.
Eksempel:

 

Sykdom/allergi
Vaksinasjon/vaksinasjonsattest
Totale helsebilde, fysisk og mental
Nærhet til og kvaliteten på lokalt helsevesenet

Hvilke aktiviteter kan medføre økt risiko for skade på menneske og/eller miljø?
Eksempel:
Reise til og fra – Transport
Aktiviteter som gjerne er forbundet med en gruppe på reise
Andre ytre faktorer (se program)

Hvilke lover, lokale regler, skikker eller bestemmelser som kan påvirke reisen?

Eksempel:

 

Pass, visum
Samarbeidsavtaler
Reiseforsikring, forsikring på utstyr
Gjennomført opplæring
Valuta

Hvilken eksisterende dokumentasjon er på plass?
Eksempel:
Sentrale retningslinjer, lokale regler
Tidligere risikovurderinger
Avtaler, kontrakter, tillatelser og sertifikater
Forsikringer (Vi kan tilby forsikring via DNB til våre kunder)
Iverksette tiltak
Når risikoforholdene er kartlagt, er det tiltak du må iverksette for å redusere risikoforholdene?
Lokal beredskapsplan skal være tilgjengelig på Signaturreise sin digitale plattform.

Våre eksperter

ansatte sr pr 2021 e1619703588155 uai
ansatte sr gf e1619703609899 uai